企业生产经营发展、人民生活办事便捷提供了新的平台。而在此过程中，政府各部门电子文件也大量产生，仅2006年据国家档案局的统计，中央和国家机关、中央企业已有将近80％的单位采用了办公自动化或电子政务系统，产生各种类型电子文件近2亿件，成为各项工作真实记录的重要组成部分。电子文件的管理已成为国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。
一、电子文件产生的必然性
1．政府组织结构的发展为建立电子文件中心奠定了基础。党的十六届六中全会作出的《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》，要求建设服务型政府，强化社会管理和公共服务职能。我国政府的传统组织结构是条块分割的二维模式，是纵向层级制和横向职能制的平面矩阵结构。在这种组织结构中，信息需要一层一层、一级一级地传递和处理。而电子政务以公共服务为出发点，借助“信息高速公路”，对政府业务进行并行处理，强化了机构各职能之间的横向联系，相对弱化了纵向层级制，使政府的组织结构趋向扁平化。这使得在同一事务处理活动中产生的电子文件很难再按机构及其职能进行分类管理，同时，也使得小而全的机关档案室显得多余而低效，因此应运而生了如天津开发区公共档案馆和北京宣武区模式的“共享”档案馆。因此，按构建基于电子政务平台的电子文件中心是大势所趋，所以以为领导决策服务、为各部门工作服务、为广大人民群众服务为目的，积极主动做好电子文件管理工作，将更加有利于构建社会主义和谐社会的全面开展。
2．《政府信息公开条例》的发布为建立电子文件中心提供了新的支撑点。《政府信息公开条例》(以下简称《条例》)公开发布，将于2008年5月1日起正式实施。lOCALHOST条例从国务院常务会议通过(1月17日)到发布(4月24日)，再到正式实施，这部条例最根本的突破，是把信息公开变成政府的法定义务。比如美国1966年制定的《信息自由法》，一直到了1974年才实施。英国2000年制定信息自由法，经过5年准备期，到2005年才正式实施。在性质上，将把信息公开从单方面的恩赐变成申请人的权利；在范围上，大大地扩大了信息公开的范围；从程序上，规定了多样而严格的公开方式，既有主动公开又有依申请公开，既有法定公开又有非法定公开，尤其是引入了依申请公开的形式；在企业开发，开发出来的软件系统往往缺乏标准化、规范化，现有系统与以前系统的兼容性差，不同it企业开发的系统之间兼容性，政府部门内部、政府部门与政府部门之间无法互联互通。从行政隶属关系上看，中央部委与各个省、市、县相关厅局的关系可分为指导关系和直属关系。在电子政务投资中，属于直属关系的基本由中央财政拨款投资，属于指导关系的由地方财政拨款投资。但不论谁拨款投资，都必须进行信息共享，这就要求从上到下统一规划、采用统一的标准规范，以便开展协同政务。目前，电子政务数据库、业务系统、政府门户网站都缺乏标准规范。从解决电子文件存在的问题出发，文档一体化的管理成为了一种必须遵循的模式。前端控制、全程管理是解决电子文件的真实和完整问题的原则要求，这已成为国际共识，国家标准也要按这一要求制定。建立文件中心是从机构设置上实现这种要求，应该说比标准力度更大、更直接，更有保障。尽管目前一些机构电子文件所占的比例不如纸质文件多，而多数纸质文件与电子文件一同保管．但从发展的角度来看，电子文件必然会成为主角。所以这种超前的机构调整，无疑为避免电子文件损毁、丢失，从而长久与真实的保存提供了更为合理的选择。在网络环境支持的文件管理系统中，现行文件与归档文件已很难在管理阶段上截然分开，而强调对文件连续管理的电子文件中心恰恰适应了这种环境。
电子文件中心的建立要与办公自动化、电子政务和业务信息化系统建设相协调。电子文件中心的建立和运行跨越了以往的多个部门，往往由较大的网络平台支持。覆盖了办公自动化、电子政务和业务信息化系统。所以在这些机构的调整和系统设计过程中，是将电子文件全程管理控制融入其中的最佳时机。为避免电子文件中心建立的盲目性，应以建立国家法规体系为重点，加快法规标准体系和完善过程。参照国际上已有的经验教训和解决相关问题的通常做法，要实现对电子文件的连续控制，如果仅仅依靠机构和管理制度很难到位。也就是说除了必要的机构、人员、设备之外，需要在法律框架、标准体系、管理制度、技术规范的基础上综合运做才能保证目标的实现。目前，国内的电子文件中心建设尚处于探索和发展过程之中，加之政府职能转变和机构改革也处于变化过程之中，仅靠地方或部门显然不行，必须从国家的高度和全国范围来组织力量，吸取国际经验，采取高水平的应对措施，才能有应对性的解决问题。