摘要:档案的作用从时间上看具有滞后性,因此,档案的重要性往往被忽视。但是,档案工作是高校重要的基础性工作,它深刻地反映并影响高校管理建设水平。正确认识档案工作与高校管理建设的依存关系,有利于提高全体高校工作者的档案意识,顺利地开展档案工作,提升档案服务水平,从而促进高校管理建设工作的规范发展。
关键词:档案工作;高校管理;高校建设

高校档案工作无论是从历史还是现实的角度来看都是不可缺少的,但是各个高校对档案工作的重视程度不够无疑也是不争的事实。如何正确地认识档案工作与高校管理建设之间的紧密联系,是档案工作者为档案工作争取合适地位、发挥档案工作应有作用的前提。

1高校管理建设离不开档案工作

1.1档案的作用。高校档案形成于学校的招生、教学、科研、管理等活动过程之中,来源于高校各单位、各部门或个人的各项活动之中,随着高校的建立而产生,随着学校的发展而在逐步地积累。它是高校发展的历史记录,在维护高校历史真实面貌方面它具有着特殊的功能,是任何资料都不能取代的第一手材料,是办好一所高校必不可少的重要环节,对高校教育事业的发展具有重大的促进作用。在指导现实工作方面,是保持高校管理建设工作连续性的必要前提,是高校日常党政管理工作的查考凭证,是教学改革和科学研究工作的参考依据,是教学评估工作的基础和前提,是宣传教育的生动素材,是编史修志工作不可缺少的素材来源。①
1.2档案工作的必要性。高校管理建设是指高校为达到培养人才、服务社会的目标而采取的决策、计划、组织、指挥、控制、实施等一切活动。LOCaLHOst其内容是基建设备管理、师资管理、教学管理、学生管理、科研管理等,其中心是合理调配人财物,优化资源配置,其目标是培养出更多高质量的人才,服务于社会。高校管理建设是由互相联系的各个环节构成的一个复杂的系统工程,要使这个系统的各环节协调高效地运转,也就是高校的决策、计划、组织、指挥、控制、实施等种种管理建设工作能有效地施行,必依赖于管理信息的流转,而这些管理信息最终就是以文件、材料、协议、报告、统计等形式存在的,工作结果和成果往往也以文字材料的形式来体现。这些文件材料的处理和流转过程真实地记录了管理建设过程,反映了工作成果,是历史的真实记录,其中蕴藏着丰富的经验教训和管理信息,有珍贵的保存和利用价值。如果这些文件材料不由专门的机构来收藏保管,随着人事和机构的变动,时间一长,就极容易散失。高校档案馆或档案室就是专门鉴定收集整理这些文件材料使之成为有序的档案信息资源系统并加以保管提供利用的专门机构,档案工作就是收集整理保管和提供利用等活动过程,文件材料是档案的前身,档案是文件材料的最终归宿。文件材料的重要作用要得到充分发挥,必有赖于档案工作。
1.3档案工作与高校管理建设相辅相成。高校管理建设工作中形成的文件材料,是管理建设工作的真实记录,按照规范管理的要求,要保证齐全完整,并立卷归档,这一规范要求为档案收集工作奠定了基础,保证了档案的齐全完整,从这个角度来看,高水平的高校管理建设成就了高水平的档案工作;从另一个角度来看,如果档案收集齐全完整,管理有序,能为学生、学校和社会提供满意的档案服务,也反映了高校的管理建设工作规范,作风严谨,成效显著。反之,没有高质量的管理建设工作,就不可能有高质量的档案工作;没有高质量的档案工作,也不可能有高质量的管理建设工作。由此可见,档案工作水平反映了高校管理建设工作水平,高校管理建设是档案工作的基础,档案工作是高校管理建设的一面镜子,二者是同步正相关的关系。
正是因为档案和档案工作不可或缺,作为高校档案工作历史经验的高度总结,2008年8月20日教育部和国家档案局联合发布了《高等学校档案管理办法》,其中第三条规定:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。”

2档案工作对高校管理建设的促进作用

2.1档案工作促进了高校各部门工作的规范化。各高校都根据《高等学校档案管理办法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定了适应本校具体情况的档案管理办法、立卷归档范围和保管期限,明确了高校各部门的职能活动中形成的文件材料中哪些属于立卷归档的范围,并按利用价值规定了相应的保管期限。这项规定的实行提高了管理者的档案意识,使他们在管理工作中习惯于把工作成果和办事程序等等形成具有规范形式的文件材料,并加以收集保管。此外,目前各高校正推行部门立卷,档案部门加强了与学校其他各部门的工作联系,上门指导立卷归档工作,使文书处理工作按照文件材料的最终去向—档案馆的要求在进行,这样做的实际效果等于把档案工作的部分前移到档案形成部门。立卷归档是档案部门的需要,也是高校管理建设部门的需要,正是因为档案部门着力实行《部门立卷归档办法》和《档案归档范围、类目设置和保管期限实施办法》,推行部门立卷归档,加强业务指导,毫无疑问,档案工作促进了高校管理建设工作的规范化。
2.2档案工作有利于管理建设工作者熟悉工作、把握全局。高校档案部门立卷归档是在各二级单位负责人领导下、在各个科室的积极配合下由兼职档案员来完成的,凡涉及到的人在他们的平时工作中都要经常清理经手的文件材料,注意妥善保存,在兼职档案员收集整理的时候积极配合,几乎每一个人都部分地参与了档案工作。部门立卷归档必需的清理、收集、分类、排列、装订、编号、拟案卷题名等一系列过程,其实是一个对工作的再认识的过程,有利于熟悉工作,理清工作头绪,把握全局。
2.3档案工作提高了高校各部门工作人员的责任意识。档案是高校各项工作的真实的历史记录,它明确了批示人、签发人、经手人、承办人等等权利义务内容,系统地分析档案材料可以搞清事情的来龙去脉。一旦发生了什么问题,档案就可以充分发挥证据作用,还原事实真相。保存档案,也就

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