息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速,计算机软硬件的更新换代速度快,如果兼容性不够好,也可能造成信息的丢失,从而直接缩短了电子档案的寿命。
三、电子档案管理在高校档案管理中的应用
针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题,可以采取以下措施进行预防:
第一,加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先,保障存储设备的安全,专机专用,定时进行软硬件更新升级,定期对设备进行管理维护,保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份,防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限,加强电子档案在存储处理过程中的安全性,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改,应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。
第二,规范操作流程,杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次,尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件,防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。
第三,为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储,同时及时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限,做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。
四、结论
在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。

参考文献:
[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007.06.08.
[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报.2008.05.05.
[3]教育部.2008年全国教育事业发展统计公报.2009.07.17.

[4]杨小华,唐日梅等.关于高校人事档案管理工作的几点认识[j].沈阳建筑大学学报,2006(1)

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