【摘要】阐述了对高等院校档案信息化的基本认识,介绍了档案信息化建设的内容,分析了高等院校档案信息化建设的现状与问题,并提出了一些对策。
【关键词】高等院校档案信息化 档案管理应用系统 档案信息资源建设

1 档案信息化的基础和背景
所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的转化,实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享,为社会提供更高效地服务。
档案信息化建设包括了档案信息化建设,档案信息数据库建设,档案信息资源的有序组织,档案信息资源的开发利用,档案人才的培养与用户的培训。档案信息化建设的相关政策、法规、制度和标准的制定与实施,信息技术的广泛应用等等。在《全国档案事业发展“十五”计划》中,又把信息化建设列为战略重点之一,明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务,一是档案的电子化;二是加强档案目录数据库建设;三是档案信息化人才的培养。

2 当前高等院校档案信息化建设现状
1999年7月,我国国民经济和社会发展计划作出了一项重大发展战略调整——高校扩招。经过十多年来的发展,不管从高等院校的投入,还是规模建设上都得到了长足进步,其中,高校档案信息化建设也有了显著成绩,信息化程度逐步提高,各校、各部门档案信息化工作不断发生深刻的变化;从传统的手工管理方式向现代化管理管理方式转变;从长期封闭性、半封闭性向开放型转变。lOCAlHosT但是,我们应该看到,这种转变还是初步的、尝试性的,高校档案部门的信息化程度仍然偏低,档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用,还不能完全满足我国建设高等教育强国的战略目标的需要。同时,在档案信息储存和处理的数字化、收集与传递的网络化过程中,还有许多具体问题需要加以解决。办公自动化的快速发展,电子文件的产生和归档,信息共享与信息安全等问题,使高等院校档案管理现代化建设的任务更加繁重和紧迫。

3 高等院校档案信息化建设中的主要问题及分析对策
3.1 提高创新意识和转变传统观念
在加速档案工作现代化进程的同时,每个人都面临着传统观念的转变,都要树立现代档案管理、利用意识,逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。尤其各高等院校的领导要充分认识信息化的重要性,认识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性,切实把档案资源信息化提到战略高度来思考,这是档案事业生存与发展的问题,也是创新与改革的方向。参与具体档案信息化建设的工作者应认清面临的挑战和机遇,加强工作责任感,树立现代化管理思想,努力用现代化管理手段去管理档案,适应时代发展的要求。在档案工作重心上,要实现从过去较多强调安全和保密(重于保管、积累史料)向以用户需求为主导的重大转变,要从用户出发,研究用户的需求,开展有针对性的服务。这就为档案工作确定了操作性强的目标和主线,也是转变观念的一个基点。
3.2 加强档案信息资源建设
在档案信息系统建设的内容选择上,要立足自身馆藏,面向中心工作,进行档案信息资源深层次开发,建立内容丰富的档案信息数据库。
一是建立高等院校档案信息中心。档案工作是一项基础性、服务性很强的工作,档案信息化建设的目的就是为院校提供全方位的优质服务。利用现代化的信息网络,使档案的信息资源得到共享,是档案管理走向现代化的必由之路。院校应实行信息中心算机化,抓数据库和网络建设,构筑庞大、便捷的档案管理信息网,将档案馆、图书馆、计算机中心组合成为多位一体的信息网络,实现图书、情报、档案信息资源共享的信息联网交流,提供一种集多种信息服务的广域综合网络.充分发挥信息网络的辐射作用,实现档案信息在短时间内的异地传输与交流,使分散在各地的档案信息得到更好的综合开发和利用。
二是加大院校档案专业人才的培养。要实现档案管理信息化,档案专业人员不能停留在现有的管理水平上,培养和造就一支掌握档案管理专业知识和现代化科学技术,具有较高的政治素养、较强档案事业管理及档案保管利用能力的高素质的人才队伍,是适应高等院校档案现代化管理和信息化建设的需要。我们面临的是一个科技革命日新月异的新时代,档案工作的重点已转向档案信息深层次加工处理和信息处理的开发和研究。
三是建设信息网络以实现信息资源共享必须打破院校部门各自为政的局面,建立一个统一著录格式、统一编排的档案信息网络,实现资源共享,使利用者很方便地获得更多的、更广泛的档案信息。通过资源共享,使各部门能够朝着有侧重、有特色、专业的、系统的方向充分挖掘资源潜力,实现档案资源互补,提高馆藏利用率,形成整体效应和规模效应,以便充分、有效利用档案信息资源,更好地服务于高等院校战略建设的需要。

3.3 拓宽服务对象和渠道
档案信息化的目的就是满足高等院校对档案信息的需求。目前档案信息化服务问题不同程度地存在如下问题:如确定服务对象时注重院校领导机关,对个院系和师生有所忽视;由于种种条件限制,采用的服务方式落后,观念相对封闭和保守;技术措施跟不上实际需求的发展等。
档案信息化建设的重点是信息库的建立和充实,但最终目的是应用。对于院校档案管理部门来说,要努力做到为信息找到利用者,同时也为全校师生找到所需的档案信息创造方便条件。档案信息的用户群从上到下可分为领导层、管理层、院系主管和其他师生,由近到远分为本校用户、院系用户和分院用户。各用户群的需求和应用条件有所不同,一般情况下处于上层或近处的用户在设备和资源占有方面更受重视,但院系和分院的用户的需求更复杂,涉及面更大,需求的迫切性反而更明显。现实情况表明,有很多领导机关对信息化的投入很大,而应用效果反而很差。甚至常见到一些学

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