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试论知识经济时代的企业档案管理           
试论知识经济时代的企业档案管理
【企业档案管理和信息时代企业档案管理及其存在问题进行了分析,把企业档案管理提升到知识资源管理的高度,运用知识管理的企业档案管理与知识资源管理的关系
企业知识管理就是通过一定手段,把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来,使企业员工快速掌握知识,具备更强的工作能力,极大地提高企业工作质量和效率水平,进而取得利润。企业知识是企业利润的核心来源,知识管理也就是企业核心利润源的管理。管理本身要求在管理工作中给管理者提供或配备恰当的知识,使管理者既有能力,又高效率地开展管理。所以这样的知识管理是管理者工作素质水平的有力保障,也就是企业核心素质的管理。
1、知识资源管理正逐步成为企业管理的核心之一。企业知识大体上分为显性和隐性两大类。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识;隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中,未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理,也就是显性知识的管理。当然,显性知识也是从隐性知识转变而来的。知识资源管理是知识管理的重要组成部分之一,它当然是企业管理的核心之一。并且可以说,知识资源对于企业、组织来讲,现实感到是最需要管理的,因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果,它们代表了企业现实的知识资产,所以说,知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。
2、知识资源管理须遵从知识管理的规律。所谓知识管理的规律,就是推动知识运动的规律。企业的知识管理具有如下特点:一是“产生者是企业各类工作岗位上的员工;二是“沉淀”在企业的环境中,供大家共享;三是“规范”(优化1是全体参与者共同的事,也必须经过大家形成共识,并经过专家加以确认;四是“应用”到工作中,支持需要它的员工进行实际工作,是知识资源管理的最主要目标;五是“创新”知识,是集体的创新,是让集体系统地、规模地改变工作的方式、方法,进而使企业工作步入新的境界。LOcaLHOst
3、档案知识管理必然上升到知识资源管理。档案知识是典型的显性知识,并且是经过一定规范化处理(格式化编目、编号)得知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源,那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。
(1)企业档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的。因为档案知识是知识资源,且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程,它还将“应用”到工作中,并“创新”知识、“创新”工作,这才符合档案知识管理的规律,才能“生存”下去,否则档案知识管理就会走到尽头。
(2)企业档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的。因为通过上升,档案知识不再被看成信息,不再按信息管理的规律去管理,由此就能避开信息时代档案管理的问题。一是通过大家参与,形成共识的知识资源“规范”(优化)处理,避免了过去收集整理只是档案管理者的事;二是通过支持实际工作,知识资源结合实际分类“应用”,解决了过去“按档案方法分类,不切实际”的问题,也解决了“档案知识不能及时或实时应用”的问题;三是档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行,避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式。综上所述,档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的,也是必要的,所以说是必然的。
(3)知识资源管理还将给企业带来新的价值。传统档案管理在企业最大的价值是记载“历史”,而信息时代的档案管理最大价值是使“历史”数字化了。这不是档案管理的本意,而本意都是要促进企业工作更有效益。但过去的档案管理要么是受传统技术条件的束缚,要么是受信息管理思想的束缚,致使管理的本意无法实现。
在知识经济时代,如果能使档案管理走向知识资源管理,不仅能给企业带来了档案管理本意的实现,还将带给企业新的价值——知识资源管理将提高决策质量和决策效率。知识资源管理更将稳固企业的素质水平,强化企业的竞争能力。企业的竞争力,不仅在于拥有知识,而且还在于让知识被企业工作者、管理者所掌握和应用。以往的档案知识管理已经使我们拥有了知识,但知识资源管理通过知识的。沉淀~规范”,使企业的素质水平有了稳固的基础,再通过“应用”,使企业具有能力,通过“创新”使企业具有核心竞争力。

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