摘要:秘书有一个通用的非官方定义:为领导工作服务的办公室人员,是领导的参谋和助手。不过,这个定义已经跟不上时代的企业秘书进行问卷调查,研究该现象存在的状况,进而分析具体产生这一现象的原因和最后导致的后果,以及提出如何改变这一现象的策略。
关键词:企业秘书 代劳 调查研究

0 引言
对于秘书代劳的现象,黄越(2000)将其归为三类:代笔、代杯、代办,具体而言即由秘书代为写讲话、报告、文章甚至日常工作中的批示或意见,由秘书代其应付各种各样的公款宴席、由秘书代为处理各种私事。
那么什么原因导致秘书不得不代办领导的私人事务呢?有学者认为一种是由于秘书工作的辅助性造成的。由于秘书人员是直接为领导者服务的工作人员;与其他组织成员和机构相比,秘书人员和秘书部门的从属性最为明显,依附性也更为明显。秘书工作对于领导工作的从属性和服务性,导致秘书认为应该为上司服务,使得上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香,2004)。秘书的职能集中体现的方面是直接协助领导管理,处理其力所能及的具体事务,减轻、解除领导的事务负担,保证其集中主要精力进行决策,掌握全局(舒玉坤,1998)。有学者认为目前秘书行业的非职业化导致了秘书代办上司私事现象的产生。由于在企业由下而上的反馈信息中有相当一部分是由秘书传递给老板的,因此秘书往往起着承上启下的关键作用,也正是因为如此,秘书就类似于上司的“亲信”一般,而上司也会将大部分工作交由秘书来处理。LocALhOSt
由于以上种种秘书工作的特性,使得有些上司常常会对秘书交办一些正常工作以外的私人事务,而秘书的工作涉及上下、左右、内外各个方面,非常繁杂。有人形容秘书工作就是说不完的话,跑不完的路,干不完的活……因此对于秘书工作的范畴并没有非常明确的规定。一些办公室的新人希望能给上司留下好印象,往往会犯一个毛病就是热情过头,太爱表现自己。把上司的所有琐事都统统揽到自己身上,甚至包括一些个人的私事。而长久一来,一些上司就习惯性地将这些事划为秘书的工作范围以内。秘书工作本身就多而杂,再加上一些额外的工作的话,往往会影响到正常的工作和生活的秩序,降低了本身的工作效率。
对待此类问题的方法有几点:
①有主见,适当拒绝一些职能范畴以外的事。作为下属来说,不管上司人品怎样、水平怎样、对待下属的态度怎样,首先要对上司表示尊重。其次,只要是上司在管理职责范围内叫下属做的事,都应该服从。再次,假如上司叫下属做职责范围外的事,比如让下属做工作范围之外的私事、或者虽然是企业范围内但属于违法乱纪的事,比如违章操作等,下属就应该拒绝。最后,假如下属觉得上司指示的做法虽然不属于违法乱纪的事,但对企业不利,有更好的对企业有利的做法,下属要主动将更好的做法向上司建议。上司如果不接受,下属就依然按照上司原来的做法去做,然后再考虑要不要将更好的做法向上司的上司报告。
②注意个人能力的培养,用在工作上的能力来体现自我价值。在工作过程中既不能太过张扬,也不能隐忍退让,无所作为……应该要有适度的自主性和适当的积极性,恰到好处的表现自我,这样才能赢得领导的赏识。
③学会应付在与人交往过程中的尴尬局面,树立自信。秘书在与领导的交际过程中,难免会遇到一些尴尬的局面。首先在思想上要对领导保持尊重,但作为一个好的帮手,却不能够对上司惟命是从;其次,领导发生一些错误时要委婉给出建议,表达出自己想法,努力使工作更加尽善尽美,一切要从工作出发,以事业为重,对于领导提出的不恰当的要求要敢于说“不”,在尊重的氛围内,与领导有礼节有分寸地进行磨合。
附件:(表格)
表1:对“帮领导代写稿件、应付交际、办理其私人事务等属于秘书的工作事务范畴”的看法
参考文献:
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