【摘要】作为坐落在浙西南的一所全国优秀高等职业技术学院,丽水职业技术学院文秘专业的办学宗旨是培养适应中小型企业需求的优秀的秘书人才。秘书人员的状况是秘书的培养者和培养对象最关心的问题之一,鉴于此,我们深入浙南中小型私营企业,进行全面、广泛的调查,了解企业对文秘人才的需求,掌握企业秘书人员的生存和发展状况,为今后秘书人才的培养提供基础。该文通过对浙南100多家私营企业的秘书人员各方面状况的调查和分析,发现该地区秘书人员的总体特点,以及领导对秘书工作能力要求的新的变化,并针对此提出了一些建议。
【关键词】私营企业;秘书;调查

改革开放三十年以来,随着我国经济改革的深入,私营企业得到飞速发展,私企秘书作为一门新兴职业迅速增长,丽水职业技术学院作为坐落在浙西南的一所全国优秀高等职业技术学院文秘专业,我们的宗旨是培养适应中小型企业,特别是中小型私营企业需求的优秀的秘书人才。自开设以来,我们已经向社会和企业各界输送了几百名秘书人才。秘书人员的状况是秘书的培养者和培养对象最关心的问题之一,鉴于此,我们深入浙南中小型私营企业,进行全面、广泛的调查,了解企业对文秘人才的需求,掌握企业秘书人员的生存和发展状况。为今后秘书人才的培养提供基础。本次调查通过问卷调查的方法,调查范围主要针对丽水市和温州市一百多家中小型私营企业,共发出问卷106份,收回98份,回收率达到92.45%。经过认真综合、归纳、分析,现将这次调查的情况和基本结论反映如下。

1.浙南私营企业秘书人员的基本特点

第一,秘书以年轻女性居多。loCaLHoST根据调查结果,女秘书占75%,男秘书占25%,男女比例为3:1。可见,就现阶段而言,在私营企业,特别是中小型私营企业中,女秘书普遍收到青睐。女性的细腻、耐心等优良品质也使其在秘书岗位上有着突出表现。另外,对秘书年龄的调查发现,23岁—27岁年龄层次的秘书占了总数的60.94%,而35岁以上的秘书只有14.06%,私营企业的秘书年龄较年轻。在以往人们的观念中,私营企业的秘书多数是年轻貌美的女性,通过调查发现私企的秘书的外部特征符合人们对私营企业秘书的印象。
第二,秘书的从业年限普遍较短,人才流动性较大。根据调查数据,从事秘书年限在2年以下的占50%,3年至5年的占43.54%。当问及对秘书职业的发展前途时,只有84.75%秘书认为很有前途,有15.25%秘书认为没有什么前途。有67.2%的秘书回答当出现其他机会时会考虑跳槽或转行,只有12.5%秘书回答要继续坚守岗位,这说明秘书的工作心态不稳,秘书行业的人才流动性较大。根据调查发现,秘书的月收入集中在1000元以上,2000元以下,月收入在3000元以上只占11.11%。当问及对收入是否满意时,有21.88%的秘书回答满意,有7.81%的秘书回答很不满意,70.31%的秘书认为一般。可见,秘书的待遇较低也是导致秘书跳槽、转行的一大原因。要留住好的秘书人才,要发展和壮大秘书职业,提高秘书的待遇是当务之急。
第三,秘书人员的非秘书专业倾向和学历层次较高。根据调查,有33.3%的秘书原来学的经济或企业管理相关专业,有34.85%的秘书来自其他专业,只有19.70%的秘书是文秘专业毕业,还有12.12%的秘书原来学的中文相关专业。对秘书的学历的调查发现现有秘书的学历层次较高,高职或大专学历的占了61.54%,本科文凭的占21.54%,其中研究生占到3.08%。呈现出文化程度较高,专业程度较低的特点。从《企业管理层对文秘人员要求的调查问卷》中显示,当问及“你选择秘书最看重的是什么”时,选择学历的只占7.89%,认为经验、能力最重要的占到46.50%。由此看来,许多单位选用秘书,并不是非秘书专业、非高学历不可,企业管理者看重的是实际的工作能力和综合素质。比较秘书专业毕业的秘书人员与非秘书专业出身的秘书人员,前者虽在秘书专业知识领域有一定优势,但知识面往往较窄,缺乏对多学科的了解,在企业并一定就受到重用;而后者往往缺乏对秘书专业的训练,适应秘书工作往往需要较长时间。
第四,秘书的社会地位有待提高。有64.15%的企业管理人员和49.21%的秘书不知道有国际秘书节,有27.78%的企业管理人员认为秘书人员在单位作用不大,有15.25%的秘书觉得秘书职业没有发展前途。一个职业群体的节日,如教师节,护士节等,它是社会对该职业及职业人群的一种认可和尊重。为了肯定秘书的贡献,1952年,两位美国资深秘书提议设立秘书周和秘书日。1955年,美国正式将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期,而这周的星期三为秘书节。 时至今日,世界各地都会在4月份庆祝属于秘书和行政工作人员的节日。在一些国家,秘书节当天,所有的秘书都有假期,还会收到上司送的鲜花和贺卡。但是调查显示,大部分秘书和企业管理者竟然不知道有秘书节,这说明,第一、秘书这个节日在我国没有普及,但没有普及的背后也正说明秘书这一职业在社会上被认可和尊重的程度尚浅。第二,这样的数据显示,秘书缺乏应有的社会地位,甚至是秘书人员自身也对自己的社会地位处于漠然的态度,这就不得不触发我们去思考、去重视了。

2.私营企业管理层对秘书人员的新要求

第一,用人的性别标准、年龄要求正发生悄然的变化。在对企业管理层的调查中发现,有64.15%的领导选择秘书偏向于女性,有30.19%的领导对秘书的性别无所谓。这与现实中人们普遍认为私企秘书都是年轻貌美的女性的观念不同,私企的管理者对秘书的性别的要求正慢慢变弱,更注重秘书的实际工作能力,而不是性别或是外在形象。对企业管理层的调查发现,企业领导觉得秘书的适宜年龄为:27岁—35岁的占62.26%,35岁以上的占20%。当问及您选择秘书时最看重的是什么时,有46.50%的管理者选择“工作经验和能力”,只有8.77%和6.

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