文有附件，它与正文构成一份完整的文件。附件有两类，一类是补充说明主全主要内容的附件，实际上主件就是因为它才制发的，其名称作为事由写进标题，直接附在主件之后。一般发布、转发、印发、批转的公文，大都如此处理。

8、印章。

公文一律加盖印章（有特定版头的普发性文件除外）。印章要和落款的名称一致，盖在机关名称和日期上，要求上下压正文，下要骑年盖月。

用印的一页，如无正文文字，要在开头用括号注明：此项无正文。

9、抄报、抄送机关。

公文除主送机关（阅处）外，还需要送有关机关或领导人（阅知）的，要在文件末写上抄报、抄送机关名称或领导人姓名。“抄报”是送本机关所属上级机关、领导，“抄送”是送平级或下级机关的。一般标在末页“主题辞”下方。

10、附注。

即附带说明的事项。

以上十部分构成公文的主体，其中前六项必有，后四项看情况需要不需要。

附加标记，又称版式，是公文主体之外构成文件必不可少的部分。

1、版头。

版头，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字（或加括弧标注文种名称）组成，用大字居中印在文件首页上端。另一种是用于公函的，只印上机关名称，叫名头。文头、名头都有大字和横线一起套红印刷，所以称“红头文件”，日用文书的版头原不套红，俗称“白头文件”。党的机关的公文版头，间隔红是一条当中有五角星的横线，政府部门只有一条横线。

2、发文字号。

3、秘密等级。

机密公文分“绝密”、“机密”、“秘密”。标注在首页左上方份号下面。

4、紧急程度。

公文处理的时限要求，以紧急程度的标记来区分。紧急公文应分别标明“特急”、“急”。一般的可不标。标在秘密等级之下。

5、主题辞。

“主题辞”，由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组成的。由发文机关从《主题词标引参考表》上按条目选取词汇嵌成，也可以拟写。标注在末页下部、抄送范围上方。

6、印发标记。

有些公文在文末要标上印发情况，即印制份数，承发单位，印发日期等。

四、公文制发程序

1、草拟。

公文的拟稿工作一般是谁主管的事，谁拟稿。重要公文由领导人亲自草拟或主持草拟，一般公文由秘书部门或业务部门草拟。草拟公文应当注意遵守《办法》、《条例》中关于内容和形式的规定。拟稿过程中征求意见、讨论修改，要在标题下注明“初稿”、“征求意见稿”或“讨论稿”；拟送领导签发的叫“送审稿”。

2、审核。

“送审稿”在提交讨论和领导人签发之前，要由机关的办事部门认真作好审核把关工作。审核的重点是：是否需要行文，公文的内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。不符合要求的要重新草拟、修改。审核中如认为符合上述要求，要写出明确的意见，送领导人签发。

3、签发。

审核合格或讨论通过的公文，要有签发手续。各级国家行政机关党的机关发出的重要公文，由机关或党委主要领导人签发。一般事务性的可由主持日常工作或分管该项工作的负责人签发。有的公文，可由被授权人签发。联合行文，要由所有联合发文单位的领导人会签，每人都要在签字之下注明自己的签发日期。联合行文如果意见不一致，要如实反映双方的意见，否则可以不签。

4、缮印。印好的文件还不能立即封发，在校对确认无错误遗漏之后，加盖公章。铅印的公文可在印刷时用印模加印公章。复制的副本不盖公章。

5、归档。

公文在盖章后为正本，制文机关要留下一式二份或三份，连同定稿和有价值的修改稿立卷存档。草稿和一般修改稿，不存档。

五、公文写作总的原则和要求

1、内容方面的基本要求。

①符合实事求是的思想路线。

②符合党的方针政策和国家的法律政令。

③符合本机关的职权和责任范围。

④符合保密原则。

2、形式方面的注意要点。

公文的文字形式，既要正确地传递发文所要表达的思想、信息，又要特定的接收者最易领会，还要表现出适宜的礼仪。

①开门见山，重点突出。整体上观点鲜明，主题显豁，使读者易于明白。

②结构严谨，条理清楚。公文结构，要适应高效实用和读者最易接受的特点，一般采用单线结构，要注意因由明显，接榫紧密，线索清晰，特别是要注意条理性，条文化，可以采用小标题分层分条开列的方式。

③语言简明通顺，规范、得体。公文语言要求简明通顺，规范化。要正确使用现代汉语标点符号。要熟悉它的语言材料体系，正确运用公文用语，特别是恰当地运用其中的礼貌用语和结构用语。

结构用语也有三方面：其一是开头，如行文根据是上级政策、法令、决定，多用“遵照”、“按照”、“根据”等。如是实际情况，可用“由于”，如是动机目的，则多用“为了”，如申述已知事由，多用“对于”、“关于”等。其二是过渡用语，在陈述情况，说明因由，提出依据之后，用来引出措施、办法、决策、建议等，多用“据此”、“因此”、“对此”、“为此”等。其三是结尾用语，如“特此通知”，“此布”，“是否有当，请指示”，“当否，请批示”，“如无不妥，请予批准”，等等。

第三方面，写公文用语要确切、通俗和简练。确切最重要，是指准确恰当，含义确定，只能有一种解释。要运用词汇的直接意义，不要用象征义、譬喻义、言外之意等。少用形象化的语言，避免用词不当，摈除模棱两可的词语，象“大概”、“可能”、

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