“也许”、“据说”等。通俗，就是朴素如话，浅近易展示。当然，通俗不是浅薄，不是粗俗，要避免用俗语、歇后语、俏皮话。简练，就是用最少的话说明问题。

第二节会议纪要

1、含义。

会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的公文文体。

2、性质和作用。

会议纪要是把会议的情况和结果简要记下的一种会议文件，党政等都用。性质由会议性质决定：一种是决定性纪要，要求下级贯彻；一种是协议性纪要，要求协议各方共同遵守，有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题；有些较为一般的会议，则可以采用会议纪要的形式。上呈下达还可以由会议的主持机关加按语下达。也可以上呈后经上级领导机关或主管部门加“通知”批转下达，还可公诸报端。

3、主要类型及其一般格式和写法。

会议纪要因会议的性质、任务和具体情况的不同而不同。主要有两种：

一种是例会、办公会议的纪要。

这是机关研究日常工作和日常事务的会议。大体有固定时间，如每周一、二或半月、一月一次。有相对固定的出席者。如局务办公会等等。这类会议的纪要，往往办成长期的，类似简报。（只解决一项问题的，写出其结论决定即可，解决一系列问题的，按议题讨论顺序逐项写下。）

上述各项也可以用连贯的文字写出，写法大体同于下面专题性会议纪要，只是简单一些。可在机关版头下加标题以正式文件形式公布。

另一种是专题性、大型会议的纪要。

通常是由标题、正文、文尾构成，其中正文由开头、主体、结语构成。

①标题。一种是简托标明议决的问题，然后以副题写明什么单位性质的会议纪要。

②正文。正文写什、何先何后、语气口吻，也有一般的格局，又有变化的余地。

开头，写基本情况。即开会的动因，依据什么指示或实际情况，目的是解决什么问题；时间、地点、会议全称，与会范围及主要负责人，来了什么领导人有什么指示、讲话；会议的基本议程和主要活动，会议结果及对它的评价。

主体，写会议的主要精神。对过去工作的评述和会议讨论的工作的意义；今后工作的指导思想和原则精神；工作要求和具体措施。

结语，一般是发出号召，鼓舞人心、展望未来的。有的可以不写。

整个纪要的口吻，用“会议”作主语，即“会议认为”，“会议强调”，“会议听取了”，“会议讨论了”，“会议决定”，“会议指出”……。

③文尾。除公工发布外，做为文件发布或上送下达，要按公文要求注明主送、抄送、发送的范围。

4、怎样写好会议纪要。

①要解决好突出会议重点和涉及的有关问题的关系。一个会议主要解决的问题，就是会议的中心。“纪要”要突出这个中心，与中心较远而又很有价值的材料和意见，可以用其他形式如会议简报、专题报告等向有关部门反映；有些问题，似乎不是会议中心，但却是解决问题的先决条件、有关事项，或是会议权限之内所应涉及的，也要写进去。

②正确地集中会议的意见，记下取得一致的意见，又要重视少数人正确合理的意见。意见分歧很大没有取得一致，就不要写，有的可以把不同意见分别写进去。

③写作中要注意条理化和理论化。会议纪要要对会议上各种意见分析综合、加工整理、概括复述，其中要注意两个方面：一是条理化，就是以会议宗旨为中心，把会上讨论的意见分类、分层地加以整理、叙述，几个问题，每个问题几层意思，都要清清楚楚。可以分部分、加标题，分条条、列条目，以显豁清晰为目的。二是理论化，即采用会上讨论的意见时，要保留它的理论性、说服力。一般意见，要进行一些理论概括，不要只有几句公文词语。

第三节通知、通报通知

1、含议和性质。

“通知”，是传达上级机关的指示，批转下级机关的文件，转发上级、同级或不相隶属机关的文件，要求下级机关办理，需要周知或共同执行的事项的一种公文文体。

“通知”属发布知照性公文。和“通告”相比，针对的对象范围狭小一些，一般是限于有关单位有关人员，所以多数以内部印发或内部张贴的方式来发布，当然有的也可公开张贴或公开发表于电台、报刊。

2、类别及其功用、要点。

①一般性通知。发布要求下级机关人员办理或需要知道的事项。要点是写明白什么事，什么时间、地点，如何办理。

②批示性通知。针对欲发公文所加的通知。大体有三种情况和相应的三种形式。“转发”，对上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文，加按语式通知转发下去。“批转”，是对下级机关的公文加批语式通知下发，通知执行，或通知参照执行等。“颁发”（“印发”，）职能机关发布行政法规、印发有关文件，并加说明式通知下发，其附件即要颁发的那个文件。

③指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可用“通知”发布。

④会议通知。谁决定的召开什么会议、内容（讨论什么事项）、时间、地点、参加范围等，可用“通知”发布。

此外，尚有“任免通知”，任免领导人需下级机关知晓的，或任免的就是下级机关领导人。主要写何机关何会议决定何人任何职。亦可归入第一类“一般性通知”中，属于要求下级知晓的。

3、格式和写法。

①普通通知：包括上述前三种，格式写法有其共同之处。目的是使受文者知晓，因而要求交代清楚，容易明白。标题同于其他公文，指示性通知标题上的发件名称可加书名号。有受文单位的写上款，范围大、类似布告的，不写上款。正文有两种：（1）较长而含较多实际内容的，分开头、主体、结尾结撰成文。开头写通知事项的

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