摘要:企业与外国客户之间架起了一座沟通的桥梁。毋庸置疑,一封好的电函可以赢得客户的信任和尊重。而作为指导外贸函电写作的重要方法,掌握“7c”原则是我们写好外贸信函的关键。笔者将从三个方面对“7c”原则及其在外贸函电写作中的重要性进行阐述。
关键词:外贸函电;“7c”原则;信函写作;重要性

一、引言

在全球 正确(correctness)
清楚(clearness)
简洁(conciseness)
具体(concreteness)
礼貌(courtesy)
体谅(consideration)
1. 完整(complete)
在外贸信函中,写信人必须要把需要说明的情况全面交待清楚,叙述问题要有头有尾、善始善终,不能出现上下句脱节。一个问题说明白之后,再引出与之相关的另一个问题。
例如:
1). we have established through our bank an irrevocable l/c in your favor. (worse)
2). we have established through our bank an irrevocable l/c in your favor which will reach you in june 15 and remain valid until the end of june. (better)
例句2所提供的信息比例句1要更加完整,说明了信用证的到达日期及有效期,符合出口商的期望。lOcaLhoST
2. 正确(correctness)
一封用于商务交往的信函应该在各个方面都是正确的,其中包括格式、语法、单词拼写、术语选择等。错误的用词不仅容易造成双方的误解,导致交易出现纠纷,还可能对公司的形象和信誉产生不良的影响。例如:
1).this goods’ price is high. (×)
2).this article is high in price. (√)
3. 清楚(clearness)
在实务工作中,由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。因此,信函中所述的问题必须让对方清楚明白,不会产生歧义或误解。例如:
1).the credit will remain valid the end of this month. (worse)
2).the credit will remain valid until may 31, 2009. (better)
4. 简洁(conciseness)
商务信函应该用最少的文字礼貌地说明最完整的意思。这样不仅能节约双方的时间,让人一目了然,而且还能给对方以干练、高效、说话办事不拖沓的良好印象。例如:用now 替换 at the present of,用for 替换 for the purpose of,用since 替换for the reason that等等。

5. 具体(concreteness)
商务信函的简洁并不意味着字数越少越好。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意,必须有一说一,明确详细,不能模棱两可。例如:a significant loss 应改成 a 55% loss,in the near future 应改成 by friday noon,light in weight 应改成 feather light 等。
6. 礼貌(courtesy)
礼貌是外贸函电的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的,应该力求避免。例如:
1).you are requested to ship our good without any delay. (worse)
2).your prompt shipment of our order will be highly appreciated. (better)
7. 体谅(consideration)
拟定信函时要处处从对方的角度去考虑问题,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。要做到体谅,写信人需注意以下两点:
1). 使用“您”、“贵方”多于“我”或“我们”,例如:
you will be happy to know…
your new charge account is now open for your convenience.
2). 让对方时刻感受到你是站在对方立场上考虑问题的,例如:
we are now enclosing the latest pamphlet to you for your reference.
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四、“7c”原则对外贸函电写作的重要性

从上述“7c”原则中,我们不难看出,用清晰、明确、简洁的语言,完整、正确、礼貌地表达出写信人的意图,最终达成交易是外贸函电写作的最终目标。因此,在写作的过程中,除了要确保单词拼写、语法句法和专业术语的正确性,还要注意谨慎选词构句,顾及对方在读到信函后的感受。“7c”原则作为一种重要的函电写作指导方法,不仅对信函从质量上提出了具体标准,还进一步地在写信人的态度和心境上提出了更高的要求。因此,它对外贸函电写作的重要意义,值得我们进一步深入探讨。

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