企业现状，对这些基本情况事先应予审核或取得旁证。还有谈判对方负责人的个人情况，如年龄、学历、资历、个性、爱好、风俗习惯、价值观念等。通过这些了解和分析，对双方在谈判中所处的地位，各自最大的需求和让步的范围、幅度、谈判的时限等等有一个清醒的认识。这样，在谈判中就能做到审时度势、进退自如。其次是确定参加谈判的人员。选择适当的成员组成谈判班子，是谈判能否成功的关键。下一步则是确定谈判的时间。谈判于何时举行、何时结束，很有讲究，有时候甚至会影响谈判的过程和结果。谈判必须等候合适时机，否则难以达到预期目标。除此之外，要避免在上司或其他重要谈判成员身体不适、过度疲劳、精神心情不佳时安排谈判。另外还要尊重对方，在征求对方意见的基础上，选择双方都认可的时间举行谈判。此外，明确谈判的地点也是准备的必要工作之一。一般来说，选择谈判地点，以自己越熟悉的环境越好，因为每个人都天生具有领域感，在自己所熟悉的环境里，能得心应手地发挥自己的睿智与口才，而且容易说服对方。同时还应确定谈判的目标，最后则是制定谈判方案。设计方案时，要对对方可能提出的方案作预测，并提出自己应对的方案。只有这样，对手提出方案时，才能应付自如。谈判方案应尽量切实可行，并且留有现场发挥和见机行事或者必要调整的空间。所有成员都应谙熟谈判方案，争取达到最理想的效果。还要绝对保守谈判方案的秘密，否则将会造成谈判的失败。
（二）克服沟通障碍
商务谈判中的沟通障碍一般是由语言，时间观念，心理，以及礼仪这四个因素引起的。要克服这些因素引起的沟通障碍，一是要收集和整理多方信息，即收集有关谈判对手的信息资料。lOCaLHOst除了客商的合法资格、公司性质和资金状况、公司营运状况和财务状况有个全面的了解外，还要还应该全面动态地了解对手的期望、对方的民族习性、谈判手段和语言文化以及对方的实际决策者、实际决策者在组织中所处的位置、他们的职权范围以及了解谈判对手的文化所特有的谈判技巧。此外，收集如科技信息、有关政策法规、金融方面的信息、有关货单、样品的信息等相关的信息也是必不可少的。最后是对这些信息资料进行整理，目的是再对所收集的信息进行去粗取精、去伪存真然后再进行分类、存档，同时结合谈判项目的具体内容，分析各种因素与谈判项目的关系，并根据它们的对谈判的重要性和影响程度进行排队，通过分析制定出具体的谈判方案与对策。
（三）建立跨文化交流意识，消除偏见
要与来自东盟各国的商人在商务谈判中取得胜利，就必须建立跨文化交流意识，消除文化偏见。这就要求谈判人员认识到不同文化类型背景的谈判对手在需求、动机、信念上的不同，学会理解、接受、尊重对方的文化。在正确的谈判意识的指导下，谈判人员应灵活多变，是自己的谈判风格和策略适应不同的商务文化类型。此外，在跨文化交流中，人们常常习惯根据自身的个性和价值观念去解释或判断其他一切群体的行为，这样就很容易对异己文化产生偏见，导致文化冲突。因此，要使国际商务谈判顺利进行的话就必须消除文化偏见。