试析对电力基层单位科技档案工作的再认识 |
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企业建设项目档案工作的一些做法,提出新时期科技档案工作的企业的合法权益和提供优质服务等方面的重要性越显突出。随着各界对科技档案管理意识的增强,《四川省档案工作规范化管理办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《电力工程达标投产管理办法》、《国家电网公司输变电优质工程考核项目及评分标准库(2009版)》等涉及档案工作的管理办法及规定相继出台,基层科技档案工作应抓住这一有利时机,结合工作实际情况,参照建立一整套切实可行的制度、办法和具体实施细则,明确各级档案管理责任,并加大对基层档案管理贯彻执行情况进行督促检查和考核的力度,做到有章可循,权责分明,一切按制度办法办事。在工作中,结合工作实际情况,制订了《输变电建设工程档案管理办法》、《技改、大修项目档案管理办法(试行)》等管理办法。以《输变电建设工程档案管理办法》为例,在总则中规定了该管理办法的范围、制定原则、管理体系等;在管理职责中细化了相关单位的职责,如建设部门职责、办公室(档案)职责;把归档范围进行细化并落实责任部门;明确档案的归档要求,如必须提交正本、竣工图的编制及修改、归档文件的材质要求等。通过一段时间的执行后,档案工作已初见成效。 2.加大科技档案管理的投入 科技档案管理的投入包括物的投入和人的投入两方面。 “巧妇难做无米之炊”,“物”的投入是前提。物的投入包括能满足要求的档案库房、阅览室、办公室以及必备的考试合格后持证上岗。组织定期和不定期的业务培训,结合具体工作开展情况进行业务指导和交流、及时传达档案管理的相关文件和要求。LoCaLHOsT开展继续教育培训以跟上档案工作发展的要求,不断提高其档案工作水平。 4.注重科技档案的利用 科技档案应由过去单一的保管向有利于利用的方向发展,提供利用才是科技档案工作的目的,充分发挥其在维护企业的合法权益和提供优质服务等方面的作用。首先要转变观念,改变公众对科技档案工作不正确的认识。其次,档案工作人员要充分发挥各级人员的主动性,不断提高科技档案管理业务水平,采取多种形式,迅速、准确地提供详实的材料并做好相关记录,总结经验教训,更好地为企事业单位和国家机构、社会组织及个人提供档案服务,充分体现档案的价值、地位、作用和意义。 基层科技档案的利用一般比较简单,主要表现在三方面。一是起凭证作用。一般需要提供档案中的合同、协议。在法制化日趋完善的今天,档案以其权威性对其提供的证据作用已引起公众重视。它使企事业单位和国家机构、社会组织在保护自身合法权利的同时,避免不必要的经济损失。二是通过规范、详实的科技档案利用,使相关工程项目提前竣工投产、设备维修提前使用。一般需要提供的是档案中的设备资料。三是工程设计中重复利用科技档案,既节省设计工作量,而且经重复利用的图纸是经实践考验过的,设计质量又有保证,它在提高科技档案利用率的同时,也大大提高了工程设计的效率,节约了工程设计的人力、物力的投入。需要提供的是档案中的竣工图。宜宾电业局的《利用科技档案节约设计工作量创效益》就获得了四川省开发科学技术档案信息资源成果评奖活动三等奖。针对这三方面的利用,各基层单位档案工作人员可根据已往经验结合其实际情况,开通“绿色通道”,采取有利于利用,又不与档案法律法规相违背的最好方式提供服务。 5.加强科技档案的现代化管理 当今科学技术和信息的发展,档案的信息化、网络化已可行。为此,要改变传统的思维和工作模式,将信息化、网络化引入基层科技档案工作,逐步实现基层档案工作的现代化,同时,提供优质、高效的档案服务。 随着宜宾电业局科技档案管理水平的不断提高,将真正、全面进入数字化、信息化管理。电力基层科技档案工作也必将走向制度化、规范化、标准化、现代化,为企业提供更好的服务。
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