【摘要】加强高校基层教务档案的建设,是提高服务质量和效率、适应考试安排、考场记录、试卷分析表,实验实习材料、毕业论文及答辩材料等等。学籍管理档案主要包括学生名册、入学登记表、学生成绩单、学籍变动材料、学生奖惩材料等。教师业务档案包括教师简况、教学情况、科研成果、进修情况、获奖情况等。声像档案包括照片、磁盘、光盘、碟片、录像带等载体形式,如开展教研活动的照片、教师制作的多媒体课件、电子教案等等。

2 基层教务档案管理责任归属

做好基层教学文件材料的整理归档工作是院、系教务秘书的工作职责之一。教务工作过程中形成的材料很多,有长期性材料、短期性材料、临时性材料等。对这些材料的鉴别是教务档案建档工作的关键。对那些有保存价值的材料,按内容和时间分袋专柜保管,要做到完整、准确、系统。只有院系的基础工作做扎实了,整个学校的工作才牢靠。教学工作水平评估,其中一个重要的环节是教育部委派一些专家到学校进行院、系实地考察,对照评估指标,查看原始材料。如果教务秘书在日常工作中,多一些档案意识,多一些责任心,将这些原始材料及时整理归档,那么任凭专家组抽调什么材料,都可以及时提供。

3 高校基层教务档案管理存在的问题

高校评估中的考察专家不仅依重于校级档案资料,而且要走访院、系等基层教学单位,随时调阅材料。由于许多基层单位档案意识不强,经常会看到平日档案管理运行机制中存在的薄弱环节和各种缺失,其中最主要的是:
3.1 档案材料不齐全:教学档案是在教学活动及其教务管理过程中自然形成,由教学及其管理中直接使用的各种文件材料转化而来,其信息数据丰富全面,是一系列教学及其管理活动的真实轨迹。LoCalhosT它不同于时事文章可以掺杂主观评价;不同于一般文献可以事后编撰;更不同于文学作品允许虚构。它被史学界称为“没有掺过水的材料”,相对于其它来源的信息,它具有权威性和可靠性。
而有些基层单位在规划和工作制度中很少涉及档案的收集、管理工作,因而造成档案收集难、收集不全的问题。例如许多当时应该形成的材料没有形成;应该及时收集保管的材料,还散失在个人手中;许多重大活动,当时是热热闹闹,过后却没有留下任何文字声像材料,无档案材料体现曾经开展过此次活动。某些方面的档案资料残缺或单薄,缺乏对陈述材料的支撑力;有些原始资料虽然齐全,但看上去是崭新的“原始档案”,纸张大小、纸质、字号、排版整齐划一,有根据回忆再造之嫌。这些都意味着档案收集工作环节的缺陷。
3.2 档案工作不规范:档案资料整理无统一的分类标准,多按习惯存放,各行其是,重复归档或“档案死角”现象普遍存在。比如,需要提供给评估专家的档案资料并非多多益善,如果有的卷宗资料庞杂而体系凌乱,有的资料没有什么价值,就说明着档案的整理与鉴定存在着薄弱环节。又如,有些数据在前后左右的资料关系中存在着不吻合的矛盾现象,这又意味着在内部各单位之间档案的服务机制和利用关系存在着不顺、不通和缺位的问题。另外,有的档案查询不便,调用迟缓,这便显示出档案的编目检索不尽合理和管理手段的滞后。

4 评估对基层教务档案工作的启示

评估给教务档案工作带来的不仅是压力,而且还有许多有益的启示。评估工作促进了高校办学水平的提高,也给教务档案工作带来了发展的机遇,要抓住有利时机,改进薄弱环节,结合评估工作出现的问题,进一步加强基层教务档案规范管理应做好以下几方面的工作:
4.1 建立督促基层档案工作自评自建的长效机制:档案工作要以评估所带来的强有力的推力,来促进整顿、改革和建设,提高管理效能。高校本科教学工作在接受评估之前有一个自查自评的过程,档案工作也应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运行机制提供质量上的监控与保证。这种周期性的自评机制能够成为档案工作自我驱动的动力,推动档案工作在反思总结、扬长补短的过程中,构筑扎实基础,与时俱进,持续发展。而自评自建长效机制的建立是通过建章立制,监督与促进基层教学单位做好教务档案建设与管理工作。 4.2 制定基层教务档案管理制度:高校制定的教务档案管理制度中,学校主管领导是档案管理一级责任人,教务处和各教学单位负责人是二级责任人;教务秘书是一级执行人,各科室及教研室主管人员是二级执行人的制度。实施定期检查验收公示制度和奖惩制度,已把档案的管理和建设纳入各级领导目标责任管理之中。基层教学单位也应该制定基层教务档案管理制度,要建立起相关的考核措施、评价措施、激励措施,形成制度保证。院、系及教研室是教务档案信息的源头,从教务档案形成之始就直接影响着整个教务档案信息的质量。要根据基层教务档案的特点,制定院、系及教研室相应的归档范围,并将各条款分别落实到人,纳入个人的岗位职责,使相关人员明确自己应该收集什么,何时上交。教务档案收集工作是整个教务档案工作的起点和基础。收集工作的好坏,直接影响着教务档案的齐全、完整程度。应建立严格的检查监督机制,保证基层教务档案管理质量。
4.3 做好文件材料的收集、积累工作:做好文件材料的收集和积累工作,是档案管理的基础和前提。作为一个学院、系或教研室,其文件材料主要来源于三方面:一是校院颁发的一些管理性、指导性文件;二是院、系教研室正常开展教学活动形成的大量教学文件资料,三是学院、系或教研室的“特色材料”,需要教务秘书具备较强的档案意识和责任心,才会形成和具备。
“特色材料”主要包括院、系或教研室会议记录、大事记、声像资料、宣传报道材料、校外专家讲座摘要等。第一,院、系或教研室要建立会议记录、大事记录制度。会议记录反映了部门各项工作的布置落实情况,学科建设的开展情况;教务秘书对本单位教学方面发生的大事要事都很清楚,可以利用这一条件,建立大事记录制度。大事记录贵在坚持,经过一段时间的积累,你会发现,大事记就是一部院、系及

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