重要性的认识。这是搞好学校档案工作的先决条件。要认真学习国家《档案法》,在广大教职工中深入进行档案法律知识的普及学习与宣传,使学校领导干部和全体师教职工都普遍认识到档案工作的重要意义,扎扎实实搞好档案工作,建立严密的切实可行的档案管理制度,按照《档案法》的要求规范各类档案的分类、归档和管理,使档案工作做到有章可循。有法可依。
3.2 加强档案的收集和整理
中专学校档案资料的收集要全,不分巨细,悉数保存,原始的东西往往是最宝贵的东西,只有在广博的收集留存的基础上,才能所谓“取精用宏”。中专学校资料的收集工作主要有以下几种类型:
一是人员资料。每年师生员工变动较大,中专学校要抽出专人搞好人员资料的收集整理工作,帮助教师建立个人档案,并帮助他们整理保存,这样不少教师,尤其是成绩显著的教师一定很重视这项工作,这必将对教职工产生不小的凝聚和促进作用。教职工个人资料每年要由教职工本人填写一次,学生情况由班主任填写。
二是图片资料。中专学校每年要举行各类活动,诸如学术交流、岗位培训、教学观摩、来访接待、采访录相、师生奖惩及各种会议等等,这些活动都要留下珍贵的图片资料,并按年度登记保存。
三是新闻报道和论文刊发资料。这主要是指在国内外各类报纸、刊物及电视、电台上发表的图片和文字报道资料,平时要注意收集、存档。教职工撰写发表的论文资料,也要整理好编印成册,全部归档保存。
四是要撰写《学校年鉴》,按时间顺序依次记载中专学校一年中的各项工作和各类活动。
五是建立荣誉档案。这是指中专学校和师生每年获得的各类荣誉奖励,要认真建册登记,并将奖品的照片、证书的复印件及原件(师生个人的原件由本人收藏)作为资料存档。
六是非文字资料。这主要包括中专学校的校舍、遗迹、绘画、文物、歌谣及视听资料等,都要留心收集,认真建册登记存档。
3.3 合理运用现代化科学技术
随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。中专学校档案现代化管理主要体现在两个方面:一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率,克服以往档案工作的人工操作的落后性,不断地添置现代化的设备,如利用计算机进行检索,档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理;另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理,克服学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题,通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理,把文件信息的生成到档案信息的转化,以至档案信息的全文提供及利用实行一体化管理,让中等专业学校档案室不仅成管理部门,更是一个信息供应中心。
3.4 加强人员配备,搞好档案实施
中专学校各类档案要实行统一保存和科学管理,并配备思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律、有较好政治素质和较强业务能力的同志负责,档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”,还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”。同时,要建立健全档案工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保密制度等各项规章制度,严格按规章办事。此外,还要加强硬件建设,这是提高档案水平的基础,也是保障档案管理质量的最佳手段,要配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
4 结束语
综上所述,中专学校切实重视起档案管理工作,科学合理地开发学校档案资源,不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持,也可以把握发展趋势,为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料,为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据,还能使学校工作正常化、规范化地开展,有利于宏观调控教育工作。加强中等专业学校的教学档案管理,有助于加强和完善学校的科学管理体制。有利于学校的教育教学工作的健康发展。学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容,我们应加快改进中等专业学校档案管理工作,以适应新形势发展的需要,为提高教学质量,提升教育品质,创立学校品牌做出积极的贡献
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