高校电子档案有效管理的对策

　　随着高校信息技术的飞速发展，高校当前各项工作已经进入了电子化、网络化的新发展阶段，各类文件材料不再以单一的纸质形式存在，而是以磁、电、光等介质为信息载体，形成了电子文件。电子档案是指具有保存价值的、已归档案的电子文件及相应的支持软件、参数和其他数据，它是信息时代信息记录的主要形式。
　　一、高校电子档案管理面临的主要问题
　　1.档案保护措施缺失带来的载体寿命问题。电子档案载体的寿命除与自身内部诸因素有直接关系外，电子档案载体保护环境对寿命的影响不容忽视，主要表现在以下方面。
　　（1）温度和湿度的影响。超出标准的温湿度会使存储介质发生膨胀、粘连、霉变或收缩，从而影响信息数据的读取。
　　（2）震动和磁场的影响。震动和磁场对纸质档案没有任何影响，但对于以磁性物质作载体的电子档案来说，就会造成磁粉脱落、磁性减退，甚至消失，使记录信息被破坏，大大影响档案数据的读取。
　　（3）空气中灰尘的影响。灰尘是影响电子档案寿命的一个重要因素。主要变现为物理、化学和生物三种类型的损坏。物理方面主要是对电子档案载体的表面污染或破坏；化学损坏主要是指有害化学成分对电子档案载体的化学作用而产生腐蚀；生物方面损坏主要是指灰尘中的酶和有机酸对档案载体的损坏。编辑：www.ybask.Com 。
这些损坏会造成档案数据和信息无法重新再现，后果不堪设想。
　　（4）阳光和空气的影响。长期受阳光中的论文联盟http://wWW.LWlm.Com紫外线照射，磁性载体消磁，造成信息难以读取；空气中有害气体在一定条件下，对磁体进行腐蚀氧化，造成磁粉脱落，磁性消失，使得数据和信息读取不了。
　　2.技术淘汰和设备更新问题。使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料上后，电子档案就永远脱离不了这种技术和设备，只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行还原、输出，才能识别它的信息内容。因此，电子档案对生成环境的依赖性，决定了要处理电子档案，就必须借助于计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术的日新月异，计算机更新换代很快，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，也许就会出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。
　　3.档案管理软件设计标准的不统

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